Nieuws
Algemene Verordening Gegevensbescherming
Op 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. De AVG is de opvolger van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en is van toepassing op iedereen die met persoonsgegevens werkt. Voor veel ondernemingen geldt dat daarbij onderscheid gemaakt kan worden in twee soorten personen van wie gegevens worden gebruikt. Het betreft personeel van de onderneming en de klanten. Welke gegevens van klanten worden vastgelegd is afhankelijk van de aard van het bedrijf. Naarmate meer en ook bijzondere gegevens vastgelegd worden, gelden strengere voorschriften.
Persoonsgegevens
Alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon gelden als persoonsgegevens. Binnen de persoonsgegevens gelden gradaties. Aan bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, etnische gegevens, seksuele of politieke voorkeuren worden strengere eisen gesteld bij de verwerking dan aan bijvoorbeeld NAW-gegevens.
Verwerking van persoonsgegevens
Verwerking is iedere vorm van verzamelen, vastleggen of gebruiken van persoonsgegeven in een bestand. Verwerking van persoonsgegevens moet rechtmatig zijn. Dat kan op basis van toestemming van de betrokkene of op basis van een wettelijke verplichting. Persoonsgegevens mogen alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor zij verzameld zijn c.q. waarvoor de betrokkene toestemming heeft gegeven. Er mogen niet meer gegevens gevraagd of bewaard worden dan nodig is voor het doel. Toestemming moet expliciet worden gegeven, bijvoorbeeld voor het toesturen van nieuwsbrieven of aanbiedingen. Voor het vastleggen van gegevens van personeel gelden wettelijke verplichtingen, zoals het bewaren van een kopie van een identiteitsbewijs.
Bewaren persoonsgegevens
Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. Is het doel waarvoor gegevens zijn verzameld bereikt dan moeten zij vernietigd of teruggegeven worden.
Verwerkersovereenkomst
De AVG schrijft het bestaan van een verwerkersovereenkomst voor tussen de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens en de derde aan wie de verantwoordelijke de verwerking heeft uitbesteed. Als deze derde zelf het doel en de middelen van de verwerking vaststelt, is hij geen verwerker maar verwerkingsverantwoordelijke.
Verwerkers die persoonsgegevens verwerken voor een groot aantal verwerkersverantwoordelijken doen er goed aan te werken met één (model)verwerkersovereenkomst. Waar een verwerker gebruik maakt van de diensten van andere verwerkers is sprake van sub-verwerking. Sub-verwerking is alleen toegestaan met instemming van de verwerkingsverantwoordelijke. Ook tussen verwerker en sub-verwerker moet een verwerkersovereenkomst worden gesloten. De voorwaarden in de sub-verwerkersovereenkomst moeten aansluiten bij de verwerkersovereenkomst die de verwerker met de verwerkingsverantwoordelijke heeft gesloten.
Aandachtspunten bij invoering AVG
1. Bewustwording
Zorg ervoor dat de mensen in de organisatie op de hoogte zijn van de nieuwe privacyregels. Maak een inschatting van de gevolgen van de AVG zijn voor de bedrijfsvoering en van de aanpassingen die nodig zijn om aan de AVG te voldoen.
2. Rechten van betrokkenen
Onder de AVG hebben mensen van wie persoonsgegevens worden verwerkt meer rechten. Zorg ervoor dat zij deze rechten goed kunnen uitoefenen.
3. Inventariseer verwerkingen
Inventariseer welke gegevensverwerkingen worden verricht. Leg vast welke persoonsgegevens worden verwerkt met welk doel, waar deze gegevens vandaan komen en met wie ze worden gedeeld. Beoordeel of de opslag en verstrekking van persoonsgegevens is beperkt tot het minimum dat nodig is voor het doel. Wie heeft binnen de organisatie toegang tot persoonsgegevens en hoe is de toegang daartoe beveiligd? Hoe wordt omgegaan met gegevens die niet meer nodig zijn? Worden die vernietigd en is daar beleid voor (Hoe lang worden gegevens bewaard, wanneer worden gegevens vernietigd en wie is daarvoor verantwoordelijk)? Leg dit alles vast in een register. Onder de AVG bestaat een verantwoordingsplicht. Organisaties moeten kunnen aantonen dat in overeenstemming met de AVG wordt gehandeld.
4. Uitgangspunten AVG voor verwerkingsbeleid en -processen
De AVG gaat uit van privacy by design en privacy by default. Dat houdt in dat al bij het ontwerpen van producten en diensten rekening met de bescherming van persoonsgegevens moet worden gehouden. Privacy by default houdt in dat de nodige maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat standaard alleen die persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel.
5. Functionaris gegevensbescherming
Sommige organisaties zijn verplicht om een functionaris voor gegevensbescherming (FG) aan te stellen. het gaat dan om:
- overheidsinstanties en publieke organisaties;
- organisaties die vanuit hun kernactiviteiten op grote schaal individuen volgen;
- organisaties die op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerken en dit een kernactiviteit is.
Een organisatie mag altijd vrijwillig een FG aanstellen.
6. Denk aan de meldplicht voor datalekken
De meldplicht datalekken bestond al onder de Wbp. Daar verandert onder de AVG niet veel in. De AVG stelt wel strengere eisen aan de registratie van datalekken. Alle datalekken moeten worden gedocumenteerd, zodat de Autoriteit Persoonsgegevens kan controleren of aan de meldplicht is voldaan.
7. Toestemming
De AVG stelt strenge eisen aan toestemming voor verwerking. Evalueer de manier waarop toestemming wordt gevraagd, gekregen en geregistreerd en pas deze zo nodig aan. Een organisatie moet kunnen aantonen dat geldige toestemming is verkregen om persoonsgegevens te verwerken. Het intrekken van toestemming mag niet moeilijker zijn dat het geven daarvan.
Bron: Overig | wetswijziging | AVG | 23-03-2018