Liefst wil je zo min mogelijk administratie bewaren. Toch heb je voor de administratie een bewaarplicht voor een bepaalde termijn. Hieronder lees je wat je moet bewaren en wat er weg mag.
De wettelijke bewaartermijn voor administratie is in zijn algemeenheid 7 jaar. Voor administratie die betrekking heeft op onroerende zaken is het 10 jaar. Ook voor administratie met betrekking tot elektronische diensten geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Contracten moeten bewaard worden tot 7 jaar na afloop daarvan. Loonbelastingverklaringen, formulieren met loonheffing gegevens en kopieën van identiteitsbewijzen van medewerkers moeten bewaard blijven tot 5 jaar na het einde van het dienstverband.
Voor persoonsgegevens kunnen kortere bewaartermijnen gelden, raadpleeg hiervoor de website van de autoriteit persoonsgegevens.
Dat betekent dat de administratie van 2011 en daarvoor weg mag (behoudens zoals hiervoor aangegeven contracten die na 2011 doorlopen en administratie met betrekking tot onroerende zaken en elektronische diensten).
De bewaarplicht geldt voor alle basisgegevens van de administratie; denk daarbij aan:
• het grootboek;
• debiteuren- en crediteurenadministratie;
• voorraadadministratie;
• in- en verkoopadministratie;
• loonadministratie.
Hieronder vallen overigens ook inkoop- en verkoopfacturen, offertes, agenda's etc.
03-02-2019